CRM para colegios y centros educativos: conoce sus ventajas

Integraciones

25 de abril de 2023

Si hay un lugar donde se tienen que guardar registros de manera frecuente, es en un centro educativo. Son cientos de datos personales de estudiantes y profesores, información sobre materias cursadas, calificaciones, proceso de ingreso de nuevos alumnos y muchos más día tras días. A todo eso súmale las llamadas de los padres para preguntar sobre requisitos de inscripción, el costo de la mensualidad, horario, transporte… ¡Es bastante trabajo! A menos que quieras colapsar y seguir apegado a viejos métodos de atención, te conviene usar un CRM para colegios.

Al hacerlo, dejarás atrás las tablas infinitas de Excel, los inmensos archivos en el escritorio y el estrés de gestionar a la antigua todas las relaciones con los alumnos, profesores y trabajadores.

Un CRM es la solución para evitar el colapso de llamadas en tiempos de inscripción, la pérdida de información física y más. ¿Quieres conocer las bondades de usar un Customer Relationship Management (CRM) en un centro educativo? ¡Veamos!

¿Cómo contribuye un CRM para colegios?

Un software CRM alberga funciones que hacen match con las necesidades de un colegio, ya que ayuda a cumplir los siguientes objetivos:

• Facilitar la operatividad del colegio.
• Ayuda a captar alumnos potenciales.
• Garantiza el seguimiento de los procesos de los alumnos.
• Facilita la comunicación con los padres y representantes de los alumnos durante todo el curso académico. 
• Permite la promoción de actividades extracurriculares.
• Fideliza a las familias al colegio.

¿Qué herramientas se pueden implementar con un CRM para colegios?

Un CRM es algo más que un software donde almacenar información, en realidad tiene funciones que facilitan el orden, la comunicación, el seguimiento y el análisis de todo lo que tiene que ver con los alumnos en un colegio. Te contamos algunas: 

• Herramientas de planificación: para organizar la oferta académica de cada año escolar y la distribución del personal docente.
• Herramientas de seguimiento: para hacer seguimiento de los alumnos inscritos, así como los egresados.
• Digitalización del papeleo: las facturas y recibos físicos quedaron en el pasado, con un CRM para colegios puedes registrar datos y automatizar la emisión de comprobantes de pago, facturas y recibos.
• Automatizar tareas repetitivas: como registro de datos, solicitudes de admisión, información sobre requisitos para inscripción, etc.
• Centraliza la comunicación: puedes integrar distintos canales de comunicación en una sola bandeja de entrada, desde los mensajes de WhatsApp, correo electrónico, call center, DM de Instagram, entre otros.

Ventajas de un CRM para colegios y centros educativos

Implementar un CRM para colegios trae a la institución educativa múltiples beneficios, como por ejemplo:

Dispone una visión global 

Toda la información almacenada y organizada en un mismo software trae como consecuencia la capacidad de analizar los datos, identificar patrones, visualizar trayectorias de alumnos desde el punto de vista académico y también administrativo. Toda esta información sirve para trazar estrategias, mejorar lo necesario y disponer lo que realmente se está necesitando en la institución.

Manejo centralizado de la información 

Toda la información de la base de datos está disponible en tiempo real para todos los trabajadores de la institución que tengan acceso al CRM, incluso de forma remota.

Cualquier cambio es conocido por todos sin contratiempos, las comunicaciones pueden difundirse rápida y uniformemente y cualquier proceso podrá atenderse al momento por los miembros autorizados de la institución.

Agiliza el proceso de admisión

El momento de admisión de alumnos es uno de los que más trabajo ha dado en los colegios. Es un proceso en el que hay que disponer de toda la documentación de los alumnos, referencias, notas de cursos anteriores, etc. El CRM para colegios permite acceder a toda la información de manera rápida y organizada, haciendo el proceso más rápido y efectivo.

Reducción de costos

La digitalización reduce los costos de papelería (facturas, bolígrafos, sellos, etc.). La automatización de los procesos reduce la necesidad de personal (secretarias, archivadores, recepcionistas, telefonistas). El simple hecho de que el CRM para colegios esté guardado en la nube permite el ahorro en infraestructuras complejas como archivos.

Atracción de alumnos al colegio

Los datos que recoge un CRM permiten determinar el perfil de las familias y alumnos que capta la institución y desde que medio suelen contactar, lo cual es un paso inicial para segmentar los usuarios y ofrecerles información personalizada, promociones y paquetes específicos.

Formación de comunidades

Las instituciones educativas son sitios que los alumnos consideran un segundo hogar, por lo que un CRM para colegios es un medio para dar pie a comunidades de exalumnos que quieran mantener los vínculos, planificar actividades deportivas, culturales, reencuentros y más.

Servicio de calidad para una experiencia de usuario maravillosa

Todas las anteriores ventajas se traducen en una mejora de la calidad de los servicios de organización, planificación, comunicación y atención al cliente. Una empresa o institución con servicios de calidad retiene a sus clientes, en este caso a los estudiantes.

Gestión online desde cualquier lugar

Los CRM son software ubicados en la nube que no requieren instalación en un ordenador, sino que se pueden usar fácilmente de manera online. Se puede ingresar desde cualquier lugar (no hace falta estar dentro del colegio para verificar alguna información de último momento).

Registro de historial

Por lo general, un software CRM permite etiquetar los procesos y guardar el registro de todo lo que se vaya registrando, desde la inscripción de un alumno hasta un historial de actividades. 

Realización de encuestas

Si hace falta realizar un sondeo de opiniones, someter algún cambio a votación o evaluar la gestión de un profesor, es posible aplicar encuestas desde el CRM para colegios. Para aplicar esta herramienta, es necesario segmentar previamente al grupo al que se le realizará la encuesta, dividiéndolos en asignaturas, grados, edades, géneros y más.

¿Qué CRM para colegios puedes usar? 

Hay muchos en el mercado, pero la mayoría están adaptados para rubros en específico. Sin embargo, existe uno que funciona a la perfección para centros educativos y otras empresas y organizaciones que buscan mantener una comunicación constante y fluida con los clientes. Se llama Whaticket.

Whaticket es un CRM que ofrece diversos paquetes y planes y cuyo punto fuerte es maximizar las comunicaciones, de manera que la calidad del servicio sigue aumentando. Incluye chatbot para atender las comunicaciones sin demora las 24 horas del día y los 7 días a la semana. (No todos los CRM incluyen chatbot).

Además, Whaticket es una plataforma multiagente que permite la conexión de hasta diez asesores a un mismo número telefónico. También centraliza las comunicaciones de diversas redes sociales como WhatsApp, Instagram y Facebook.

En conclusión, un CRM para colegios es una herramienta aliada que cambia los paradigmas en las instituciones educativas desde el punto de vista administrativo, comunicativo, de planificación y de gestión de procesos.