CRM para clínicas dentales: gestiona así tu central de citas
Para poner una sonrisa en la boca de tus clientes no basta con eliminar sus caries o hacer una limpieza dental profunda: el primer trabajo empieza con el sistema de atención al cliente que brindas. ¿Respondes rápido las solicitudes de tus pacientes? ¿Es fácil agendar una cita en tu consultorio? ¿Puedes diferenciar a los clientes nuevos de los viejos sin inconvenientes? Si fallas en algunas de estas áreas, lo mejor que puedes hacer es utilizar un CRM para clínicas dentales.
La clave de todo consultorio dental es tener relaciones duraderas con los pacientes. Por eso, un software de este tipo te ayudará desde el momento en que el paciente gestione la cita hasta la generación de factura y el seguimiento post consulta. Es simple: ellos ganan, tú ganas.
¡Te mostramos los beneficios y la forma en la que puedes gestionar tu negocio con un CRM para clínicas dentales!
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Beneficios de implementar un CRM para clínicas dentales
El principal beneficio de implementar un CRM para clínicas dentales es incrementar la calidad del servicio a los clientes, lo que se traducirá en más pacientes satisfechos que disfrutan de tus servicios
Consideremos que sin una educación sobre la necesidad de asistir periódicamente al odontólogo, hay que aprovechar al 100% el interés de cada cliente que busca tus servicios. Por ello, gestionar efectivamente las comunicaciones es clave para evitar la tasa de citas no concretadas, incluso aquellas que no llegaron a hacerse por el aburrimiento de esperar atención detrás de una línea telefónica.
Un CRM odontológico acaba con la burocracia en los procesos de gestión de citas y trae consigo grandes beneficios:
- Organización de la base de datos: los datos de los clientes, su historia clínica, facturas y papeles del seguro quedan a resguardo de manera digital en la nube.
- Reducción de los tiempos de espera para agendar citas: el gran obstáculo que ha hecho desistir a la gente de hacer una cita.
- Aumenta la retención de pacientes: una rápida atención permite garantizar que ningún usuario se quede en espera ante su primer contacto.
- Mejora la experiencia de usuarios: una atención más rápida y eficaz es fundamental para que un servicio odontológico funcione.
- Reducción de gastos: Al menos en 25 % de gastos de personal, papeles para facturación, llamadas telefónicas.
- Reduce la cantidad de ausentismo: todo esto gracias al seguimiento y recordatorios de citas.
- Haz seguimiento a tus procesos de trabajo: puedes identificar puntos a mejorar en tus protocolos de atención al cliente.
Cómo gestionar las citas de tu clínica con un CRM odontológico
Para destacar en el demandante mundo de hoy en el ámbito de la salud, hay que aportar valor a los servicios y procesos, lo que hace que implementar un CRM para clínica odontológica sea una decisión acertada. Te contamos las claves estratégicas para que esto funcione de mil maravillas y brindes la mejor experiencia a tus pacientes:
#1 Programa envíos de mensajes a tus pacientes
Desarrolla un calendario para enviar promociones, ofertas por efemérides y mensajes de seguimiento a tus pacientes. La mejor manera de que tus clientes recuerden agendar sus citas es que estén informados sobre su salud bucal, y que reciban con antelación recordatorios para que puedan reconfirmar su visita. Un CRM para clínica odontológica te permite organizar con tiempo este tipo de mensajes.
#2 Configurar recordatorios
Con un CRM puedes apoyarte en un calendario de citas y programar a su vez los mensajes. De esta manera, la confirmación de reservaciones y citas odontológicas ayuda a disminuir el olvido de citas, el ausentismo y las cancelaciones de último momento.
¿Cómo enviar recordatorios con un CRM?
Debido a la alta tasa de apertura de WhatsApp, usar este sistema de mensajería instantánea en alianza con un CRM es la mejor forma de llevar a tu clínica odontológica a otro nivel. Por sí sola, la app de WhatsApp no puede enviar recordatorios, así que te recomendamos que integres un CRM que priorice este servicio, como por ejemplo Whaticket. Una vez realizada la integración, sigue estos pasos:
- Accede a la aplicación
- Selecciona a los pacientes a los que quieres enviar un recordatorio de cita.
- Escribe un mensaje personalizado, con un tono fresco, cercano y profesional.
- Haz clic en el ícono de calendario y elige el día y la hora para realizar el envío del recordatorio de cita.
- Haz clic en programar.
- Gestionar citas con un chatbot
Otra herramienta fundamental para gestionar tus citas odontológicas es un chatbot. Es importante que sepas que no todos los CRM incluyen un chatbot. La mayoría requiere contratar el servicio de manera adicional. Te recomendamos que antes de contratar un CRM te fijes en este detalle.
Volviendo al caso de Whaticket, el chatbot viene incluido sin costos adicionales. Existen varias funciones que puedes delegar en el chatbot de tu CRM para clínicas dentales:
a. Proporcionar información
Ese momento en que las personas contactan para solicitar información sobre las citas odontológicas, precios, requisitos, horarios y localización de la clínica es muy importante. Se trata de pacientes potenciales. Muchas de las preguntas que hacen son recurrentes y las respuestas son las mismas. Es por ello que un chatbot puede ser de mucha ayuda para responder sobre costo de tratamientos y exámenes, servicios de la clínica odontológica, horarios, ubicación y disponibilidad de citas en la agenda.
b. Programar citas
El chatbot de tu CRM odontológico cuenta con toda la información necesaria para agendar las citas sin la intervención humana del personal de la clínica. Esto se debe a que el CRM almacena toda la información sobre citas y horarios de los doctores. Además, en caso de ser necesario, este software de Inteligencia Artificial puede redirigir el chat a un consultorio odontológico en particular.
c. Recopilar previamente los datos
Una vez se confirma la cita, el chatbot del CRM para clínica odontológica se encarga de solicitar los datos básicos del paciente para aligerar todo el proceso. Esta información quedará organizada y almacenada de manera que pueda ser consultada en cualquier momento. El día de la cita, los pacientes se ahorran el proceso de llenar planillas manualmente.
d. Almacenar registros de los pacientes
Durante las citas, los médicos odontólogos pueden revisar las fotos médicas, documentos e historial de los pacientes, ya que se encuentran organizados y almacenados en la nube. La atención será rápida y efectiva.
#4 Envío de informes
Con un CRM para clínicas dentales se ahorra tiempo tanto del personal administrativo de la clínica como de los pacientes. Luego de la cita odontológica, puedes apoyarte en el CRM para enviar de forma automatizada a tus clientes las facturas, resultados de panorámicas, exámenes y más.
#5 Fidelización y seguimiento
Luego de asistir a una cita médica odontológica en la que no se requiera darle continuidad a un tratamiento, el paciente puede desligarse de la clínica si no recibe el debido seguimiento.
Para que esto no ocurra, se puede etiquetar como pacientes en seguimiento y enviarles periódicamente alguna información de interés relacionada con su salud bucal, como por ejemplo tips de higiene bucal, hábitos de alimentación, productos nuevos en el ámbito de higiene bucal, etc.
Estas acciones entran en el marco de una estrategia de fidelización que busca construir relaciones cercanas entre pacientes y odontólogos.
#6 Plantillas con respuestas frecuentes
La automatización de los procesos repetitivos es uno de los pilares de la atención al cliente digital que busca mejorar todos los procesos. En cuanto a las citas de una clínica odontológica, hay ciertas preguntas frecuentes que se repiten, así que puedes trazar un mapa de conversación para tu chatbot. Algunas de esas preguntas comunes entre los pacientes odontológicos hacen:
- ¿Cuándo hay disponibilidad para una cita odontológica?
- ¿Cuáles son los precios de las consultas odontológicas?
- ¿Realizan placas dentales panorámicas?
- ¿Cuánto cuesta una prótesis dental?
- ¿Atienden niños?
- ¿Qué métodos de pago aceptan?
- ¿Tiene alguna promoción vigente?
Las respuestas de cada una de estas preguntas son exactamente las mismas, así que pueden ser parte del guion de tu chatbot y dejar que esté aliado robótico haga la labor de responderlas de inmediato apenas sean hechas por tu posible paciente.
#7 Reprogramación y cancelación
Las personas pueden tener cualquier eventualidad y requerir cancelar una cita. Con el CRM puedes reprogramar la cita de manera automática y gestionar la vacante para ofrecerla a otros pacientes. Además, se pueden obtener estadísticas de las citas canceladas.
Ya lo sabes, integra CRM Whaticket para gestionar tus citas
Aunado a los beneficios que ya leíste, también te contamos que Whaticket es una plataforma multicanal, de manera que todas las consultas de tus pacientes llegarán a una misma bandeja de entrada. Si un cliente quiere solicitar una cita y escribe desde Facebook Messenger, Instagram Direct o WhatsApp, sus mensajes llegarán a una bandeja única, lo cual representa un avance en tiempo para gestionar su cita.
Y ojo, hay muchos CRM en el mercado, pero preferimos recomendarte Whaticket porque su plataforma es muy intuitiva y es ampliamente usado en diversos consultorios médicos de LATAM. Además, tiene planes que se adaptan a cada necesidad de los negocios.
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