¿Quieres automatizar tu pyme? Toma nota de estas herramientas digitales
Tomar apuntes importantes a bolígrafo, registrar contactos en una agenda física y depender únicamente de Excel para gestionar la administración de un negocio son cosas del pasado. Si eres dueño de una Pyme, lo mejor que puedes hacer es automatizar todos los procesos para conseguir mejores resultados. Para lograrlo, basta con que comiences a utilizar algunas de estas herramientas digitales para Pymes que te mostramos en este artículo.
El marketing cambió radicalmente en los últimos años, haciendo que los procesos manuales poco a poco vayan siendo sustituidos por software y programas de gestión automatizados. Probablemente uses Google Drive y Google Docs para elaborar documentos y guardarlos en la nube, pero eso es tan solo la punta del iceberg de la digitalización. ¡Hay muchos otros programas que esperan por ti! Te contamos más a continuación
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Ventajas de usar herramientas digitales para Pymes
Si pudiéramos resumir su uso, es válido decir que las herramientas digitales fueron pensadas para mejorar las comunicaciones internas y externas y completar las tareas en menos tiempo.
Muchas empresas no la utilizan por desconocimiento –quizás– o porque se aferraron a los procesos manuales. Independientemente de cuál sea tu caso, te dejamos algunas de sus ventajas para que notes la importancia de usarlas:
Optimiza la productividad y la eficiencia: La mayoría de estas alternativas son sencillas de manejar, por lo tanto, tu equipo de trabajo se acostumbrará a su funcionamiento y operatividad en tiempo récord, lo que automatizará tareas, ahorrará tiempo y mitigará los errores que pueden cometerse en los procesos más sencillos, como por ejemplo la corrección de detalles ortográficos.
Reducción de gastos: Hoy en día es muy común que los negocios y emprendimientos elaboren un presupuesto para gastos administrativos –hojas, carpetas, pago de informáticos, etc–, pero con estas herramientas se pueden ahorrar recursos.
Accesibilidad: Las herramientas digitales permiten el acceso a datos internos de la empresa y de los clientes desde cualquier lugar y dispositivo, siendo útiles incluso para el trabajo remoto.
Mayor interactividad con los clientes: La comunicación y el feedback con los clientes es imprescindible para todo emprendimiento; por ello, algunas de estas soluciones tecnológicas profundizan esas relaciones con tu público objetivo, permitiendo tantear e identificar sus gustos, preferencias o necesidades de una forma más efectiva.
¿Estás convencido de estos beneficios? De ser así, ve tomando apuntes y prioriza la inclusión de herramientas digitales en tu Pyme. Pero, ¿cuáles elegir? ¡Aquí te mostramos 8 alternativas!
Top 8 herramientas digitales para Pymes que no puedes dejar de usar
#1 Later
Hablando de gestión de contenidos, una de las herramientas digitales para Pymes que puedes aplicar es Later, cuya funcionalidad radica en mantener actualizadas y en orden tus publicaciones en Facebook, Twitter, Instagram, TikTok e inclusive LinkedIn.
Además de eso, Later te permite programar las publicaciones y cuenta con una función llamada ‘Mejor Hora’, la cual analiza datos en tiempo real y te muestra los mejores días y horas para publicar en Instagram.
Later también supervisa las conversaciones sobre temas que sean de tu interés desde una sola interfaz, por ejemplo, alguna información sobre un producto, una sugerencia para mejorar el servicio o alguna queja de un cliente insatisfecho.
Ofrece una prueba gratuita por 14 días y tiene 3 planes pagos, uno de 18 $ al mes, otro de 40 $ y el avanzado de 80 $.
#2 Google Meet
¿Quieres reunirte con tu equipo de trabajo o potenciales socios de negocios sin trasladarte a otro lugar? Basta con que incluyas entre tus herramientas digitales para Pymes a Google Meet, una plataforma que permite crear videoconferencias con solo tener una cuenta de Google.
Lo mejor de todo es que permite crear reuniones en línea con hasta 100 participantes con una duración de 60 minutos por sesión, siendo un espacio idóneo para resolver problemas de la empresa, capacitar a los empleados, servir como espacio de foro o simplemente para dictar nuevas instrucciones.
Permite compartir presentaciones en tiempo real y da a los invitados la oportunidad de solicitar el permiso de palabra. Además, incluye una pizarra para intercambiar ideas y permite realizar encuestas o una sesión de preguntas.
¿Lo mejor? ¡Puedes usarla de forma gratuita!
#3 FACTUSOL
Otras de las herramientas predilectas para directores o presidentes empresariales es FACTUSOL, a tal punto que hoy en día más de 70.000 empresas optan por esta solución para llevar al día sus facturas. ¡Se acabaron los tediosos talonarios!
Esta plataforma cuenta con una interfaz bastante sencilla de manejar y sin ningún límite para gestionar la facturación, el control de stock y la contabilidad de tu empresa de la mejor manera.
Con FACTUSOL puedes llevar un control perfecto de las compras y ventas, la lista de clientes, la creación detallada y ampliada de un catálogo de productos y, sobre todo, la gestión de transferencias.
#4 Notion, una de las joyas de las herramientas digitales para Pymes
Si lo que buscas es un espacio de trabajo que te permita planificar tus pendientes y gestionar proyectos como todo un profesional, entonces requieres de Notion, un organizador de tareas que calza a la perfección con cualquier Pyme.
En Notion puedes tomar notas, gestionar proyectos y añadir tareas en una plataforma inspirada en una estructura de lego, por lo que usarla diariamente se convierte en algo práctico e intuitivo.
Al tener esta tecnología, proporciona bloques de construcción en los que puedes crear tus propios diseños y herramientas, planificar tus proyectos y hacer tu trabajo de la mejor manera.
Pone a disposición un calendario y una panorámica de hojas de cálculo para que la información que agregues la tengas siempre lo más limpia y ordenada posible. Lo mejor de todo es que está disponible para smartphone, Windows, MAC o en la web.
#5 Dropbox
¿Buscas almacenar documentos importantes? Entonces necesitas herramientas como Dropbox, un servicio de alojamiento en la nube que te permite almacenar y sincronizar archivos en línea con tu computadora, smartphone o tablet.
Lo mejor de esta herramienta es que no importa donde te encuentres. Puedes acceder a la información que tengas en Dropbox desde cualquier lugar, algo muy ventajoso si te la pasas mucho tiempo fuera de tu oficina.
Además, varios colegas y colaboradores de tu equipo pueden trabajar sobre un mismo documento y compartirlos entre tus dispositivos. Las funcionalidades del producto dependen mucho de la versión a la que apeles, si la gratuita o la versión paga.
#6 ERP
Imposible que dejemos por fuera de este listado de herramientas digitales para Pymes al Enterprise Resource Planning, o lo que es lo mismo Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), un software que se utiliza para gestionar las operaciones internas de una empresa.
Ideal para Pymes, el ERP sirve para que los datos sobre producción, ventas, administración, compras, almacenes y recursos humanos estén automatizados y disponibles en una sola plataforma.
Dependiendo del ERP que elijas, algunos permiten realizar informes sobre el estado de la empresa de manera fácil y detallada.
#7 ChatGPT (IA)
Si te cuesta armar párrafos y elaborar textos persuasivos de venta, dale la oportunidad a tu Pyme de conocer las potenciales de ChatGPT, un programa de Inteligencia Artificial (IA) que hace prácticamente todo lo que le pidas.
Desde elaborar copys para redes sociales hasta crear artículos completos para blogs, esta herramienta se ha convertido en la favorita de muchos emprendedores y Pymes. Estos son los usos que le puedes dar a ChatGPT:
- Redactar descripciones de tus productos
- Desarrollar ideas de venta
- Pedirle datos concretos sobre tu nicho (análisis de mercado)
- Desarrollar newsletters
- Traducir textos y más
#8 CRM
Como toda Pymes se debe a sus clientes, una decisión sabia y oportuna es incorporar un Customer Relationship Management –Gestión de Relación con los Clientes–, también conocido como CRM, un software que planifica, ordena y agiliza las conversaciones y datos de los clientes.
Con un CRM podrás segmentar a los clientes, gestionar sus datos personales e historial de compra; automatizar respuestas y tareas repetitivas, transferir chats entre agentes y más. Es ideal no solo para elevar las ventas, sino para mejorar al 100% las quejas, solicitudes o reclamos de los clientes.
Un CRM es un gran aliado del marketing, ya que los datos que proporciona de los clientes se pueden utilizar para diseñar campañas de venta más precisas.
Y aunque hay muchos software de este tipo en el mercado, existen algunos capaces de sacar el máximo potencial de los canales de ventas principales (WhatsApp, Instagram y Facebook).
Tal es el caso de Whaticket, un CRM que centraliza todos los mensajes que lleguen por esos canales en una sola bandeja, al tiempo que eleva hasta diez los agentes que pueden conectarse a un mismo número de WhatsApp.
La fórmula es simple: mientras más respuestas rápidas y precisas puedas brindar, más ventas puedes concretar. ¡Haz que tu Pyme se adapte a las nuevas tendencias digitales!
