El mejor CRM para universidades: saca la mejor calificación en atención al estudiante
Procesos como inscripciones, admisiones y comunicaciones institucionales pueden convertirse en un dolor de cabeza, sin contar que requieren mucho tiempo de planificación y ejecución. Insistir en procesos manuales y arcaicos puede ser una opción (no muy inteligente), pero dar un paso hacia la automatización de procesos con un CRM para universidades y plataformas educativas es la mejor decisión.
Sin exagerar, poder automatizar cada relación con los estudiantes es una bendición para las casas de estudio. Ahora bien, el mercado de softwares pone a disposición de las universidades cientos de CRM especializados en sistemas de educación superior, pero ¿cuál es el mejor? ¿Qué aspectos debes tomar en cuenta para elegir uno?
Ya sea que tu institución sea grande o pequeña, privada o pública, centrada en las artes o impulsada por la investigación, hemos creado este artículo que cubre todo lo que necesitas saber para elegir el mejor CRM. ¡Descúbrelo!
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CRM para universidades: ¿Qué es y cómo funciona?
Según el Centro de Investigación de Políticas Educativas de la Universidad de Harvard, hasta el 40% de los futuros estudiantes abandonan los estudios antes de que comience la escuela debido a dificultades con el proceso de admisión. Las trabas y la mala atención repercuten en esa estadística, algo que no ocurre con la implementación de un CRM.
Los sistemas de Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM, por sus siglas en inglés) facilitan la transparencia, productividad y el compromiso en todas las organizaciones. Dentro de la educación superior, las instituciones confían en un CRM para interactuar con los estudiantes antes, durante y después de la inscripción.
En pocas palabras, un CRM tiene un objetivo: crear relaciones más valiosas con los clientes. En el caso del sector educativo, ayuda a las instituciones a mantener relaciones con sus estudiantes actuales y a crear relaciones fructíferas con sus futuros estudiantes.
Los CRM también se vinculan con otras aplicaciones y procesos relacionados con la actividad institucional. Brindan informes detallados, ayudan a identificar a los clientes nuevos de los viejos, agilizan las comunicaciones de las plataformas digitales –WhatsApp, correo, Instagram, Facebook, etc– y ayudan a ordenar procesos internos.
¿Por qué usar un CRM para universidades y plataformas educativas?
Quizás la razón más importante para implementar un CRM en una universidad es que los estudiantes y el personal desean una forma de comunicarse efectiva y rápida con la institución, lejos de la burocracia y los procesos ambiguos.
Con esta tecnología, se puede recopilar, mantener y analizar datos sobre estudiantes potenciales, actuales y anteriores.
Además, el CRM permite que los profesores y el resto del personal mejoren su comunicación interna y externa, ya que los datos disponibles son visibles entre departamentos, lo que les permite ver la experiencia integral de cada estudiante. Otros beneficios serían:
Compromiso con prospectos
Los prospectos buscan información útil y las primeras impresiones son cruciales. Podrás capturar el nombre, correo electrónico, ubicación geográfica, educación previa y más datos claves sobre los nuevos ingresos. Este tipo de datos son extremadamente valiosos porque puede usarse para adaptar futuras promociones y campañas a sus intereses específicos.
Marketing a través de la automatización
Los colegios y universidades pueden beneficiarse enormemente de la automatización del marketing. Los mejores sistemas de CRM para la educación superior lo ayudarán a agilizar los procesos de seguimiento y gestión de clientes potenciales y, en última instancia, mejorarán la eficiencia y la rentabilidad de sus operaciones.
Obtener información sobre los procesos organizacionales
Gracias a los CRM, la recopilación de datos ahora es bastante simple. Estos softwares incluyen herramientas de informes y análisis que permiten a los usuarios agregar, administrar y acceder a datos, así se podrá tomar mejores decisiones y desarrollar estrategias de crecimiento más efectivas.
Administrar el presupuesto y la asignación de recursos
El software School CRM incluye herramientas para recopilar datos granulares valiosos sobre su público objetivo. Esta información está muy bien organizada en informes detallados que pueden ayudar con una gestión más inteligente del presupuesto y la asignación de recursos.
Seguridad y protección de datos
Los nombres de los solicitantes y estudiantes, las fechas de nacimiento, las direcciones de correo electrónico, los números de teléfono y otros datos se almacenarán en el CRM. Es fundamental proteger estos datos sensibles. Tal como supones, el mejor CRM para universidades y plataformas educativas debe incluir una variedad de funciones de seguridad como, por ejemplo, autenticación de usuario, autorización, encriptación, filtros de seguridad de datos y más.
¿Cómo elegir el mejor CRM para universidades y plataformas educativas?
Existen muchas marcas de CRM para universidades en el mercado y cada uno posee características y herramientas distintas. ¿Cómo elegir el mejor? Lo cierto es que no hay respuesta correcta, pues el mejor para tu recinto educativo será el que mejor se adapte a tus objetivos.
Sin embargo, sí podemos darte algunas indicaciones para que puedas evaluar los softwares con un mejor criterio.
#1 ¿Se ajusta a mis necesidades específicas?
Si surge la necesidad de personalizar su CRM después de haberlo comprado, es posible que acarree costos adicionales. Si ya cuentas con una infraestructura tecnológica, querrás saber si este CRM se puede integrar fácilmente en ella, ya que contratar programadores para realizar cambios podría ser costoso.
#2 ¿El proveedor ofrece soporte gratuito de tu CRM?
Un CRM es tan bueno como las personas que lo usan. Asegurarse de que el proveedor de software invierta tiempo en ayudar a aprovechar al máximo tu producto es un punto clave, por lo que debes evaluar si brinda soporte personalizado si algo sale mal.
#3 Considera costos iniciales y adicionales
Además de los costos iniciales de la compra de la licencia, lo mejor es asegurarse de que no haya otros costos recurrentes, que el precio del paquete incluya todas las funciones relevantes y que no haya limitaciones que impidan utilizar el producto por completo. Por ejemplo, si decides obtener un software de CRM universitario por suscripción, querrás saber si hay alguna restricción en la cantidad de usuarios que pueden suscribirse.
#4 Ten en cuenta la seguridad y estabilidad
Dado que el CRM es, por definición, un sistema distribuido, la seguridad debe ser una de las principales prioridades. Tu CRM debe ser accesible tanto para los estudiantes como para los profesores en todo momento. También debes asegurarte de que se realicen copias de seguridad periódicas y seguras de los datos que guarda para que pueda recuperarse fácilmente de una pérdida de datos inesperada.
¡3 CRM para universidades y plataformas educativas con mejores calificaciones!
Sabemos que dijimos que el mejor CRM es el que mejor se adapta a las necesidades y objetivos de cada universidad, sin embargo nos tomamos la tarea de mencionar los 3 que poseen mayor calificación en internet.
Salesforce:
Salesforce es una opción que destaca en el rubro desde la introducción de Education Cloud hace unos años. Esta compañía creó una solución unificada para que las universidades administren todo el ciclo de vida de los estudiantes, desde la admisión hasta el alcance de los ex alumnos.
Algunas de sus ventajas claves son:
- Tiene los mejores análisis disponibles.
- Adaptable y versátil
- Debido a nuestra amplia base de conocimientos y comunidad de usuarios, sus preguntas siempre serán respondidas con prontitud.
- Se puede adaptar a WhatsApp y otras redes sociales.
Salesforce brinda una base de datos homologada sobre clientes y leads y permite segmentar tus contactos a partir de su perfil. Aunado a ello, al usarlo también podrás apoyarte en informes estadísticos y tener a la mano funciones de Inteligencia Artificial (IA).
Whaticket
Este CRM está especialmente diseñado para gestionar las interacciones tanto con clientes potenciales como fidelizados. Esta herramienta te brinda un canal de comunicación directo y automatizado desde donde puedes administrar conversaciones de WhatsApp mediante chatbots para que no se te escape ninguna conversación, creando una experiencia de atención satisfactoria con los clientes.
Ofrece también sistema multiagente en el que hasta diez asesores podrán conectarse a un mismo número. Y si te parece poco, también brinda una bandeja centralizada en la que podrás responder todos los mensajes que te lleguen a WhatsApp, Instagram y Facebook.
Todo esto hace que Whaticket CRM sea una herramienta poderosa para agilizar las respuestas y mejorar la experiencia de compra de los usuarios. Además, su interfaz también brinda un sistema de monitoreo de chats en tiempo real, pudiendo intervenir en cada conversación para generar la conversión.
Soporte personalizado, chatbots para cada área de trabajo y análisis en tiempo real también son algunas de las cosas que componen a Whaticket.
HubSpot
Con la capacidad de acomodar usuarios ilimitados, Hubspot CRM es una excelente opción en tu universidad. Con una versión gratuita, esta herramienta de gestión de relaciones con los clientes proporciona un sistema completo para administrar una universidad, permitiendo datos y hasta 1 millón de contactos sin fecha de caducidad.
Algunas ventajas claves.
- Herramientas de chat en vivo
- Programación reuniones
- Rastreo de cualquier prospecto
- Seguimiento de correos electrónicos y notificaciones
HubSpot permite la integración de chats en vivo, chatbots, landing pages y formularios que van a poder ser gestionados desde un mismo panel de control presentando al español.
Slate
Es la plataforma CRM especialmente diseñada para universidades de Technolutions. Fue configurada para ser todo en uno y para satisfacer las necesidades únicas de las instituciones de educación superior. Desde la visualización de datos hasta la automatización del marketing, la plataforma proporciona una interfaz altamente personalizable y rica en funciones que actualmente utilizan más de 1500 colegios y universidades de todo el mundo.
Slate también afirma que sus clientes, con frecuencia, recuperan el costo de la plataforma dentro del primer año porque elimina la necesidad de herramientas de terceros.
Ventajas claves:
- Existen numerosos canales de comunicación.
- Automatización de marketing que es dinámica.
- Los formularios se pueden arrastrar y soltar indefinidamente.
- Las estadísticas y los análisis están integrados.
- Gestión de eventos.
Tener un CRM como aliado es algo por lo que todas las universidades deberían optar, pues esta herramienta optimiza procesos administrativos y de vinculación con estudiantes y personal.
Por su versatilidad y planes que se adaptan a cualquier universidad, te sugerimos Whaticket, un CRM todo en uno que se caracteriza por agilizar al máximo la comunicación con los clientes, elevando así la experiencia del usuario.
